如果有的话，你可能还能回忆起当时的感受，大多数人对于这类几乎没有词汇间隔，没有剩余空间的长篇阔论的反应是∶“去它的吧，我干吗要看这篇文章？”尽量使你的文章中段落短小，在段落与段落之间留有充分的空间，在纸的上下左右留有充分的空白。通过选择短词、短句和较短的段落，你能够避免读者的消极反应，你也能设计出某种写作方式以吸引读者的眼睛。
从你的材料组织着手，使你的文章对读者来说更有魅力。
使用标题和副标题
在白色的空间标以题目，以警示读者文章从这里开始，并且帮助他们发现他们要寻找的内容。
使用执行概要
这些是非常有用的工具并且被包含在许多商业文件中。甚至一页纸的备忘录也有执行概要，它构成一种写作形式，解释性的标题告诉读者，从这里开始，这就是备忘录的作用。
较长的备忘录和报告，可以有整页的执行概要，来描述内容或突出主要的信息和结论，使读者知道他们何时应该看，并且要仔细看这些内容。
写作个性化
用“我”、“你”、“我们”等人称代词帮助读者把你的文章连接起来，使文章更直接、清晰和有说服力，使你的文章更具个性，更具可读性，避免使简洁的文章显得突然。
组织的方向盘是靠人来转动的，公文也是由一些人写给另一些人看的，因此不要担心在你的公文中参考了别人的东西。公文的写作要运用简明语法，同时要写出个性化的文章。
机智地写作
公文不应含有判断术语，应以职业化的方式报导事实，让读者自己得出结论，如果你想给予一种观点、说明，不要把它掩饰成事实。
同时还要考虑时间，在你发出备忘录或信件前，把自己置于读者的位置去考虑事情。
不要忘记检查
仔细检查你已经写完的文件，反复大声地为自己朗读，确认语法运用是否正确，你的意思表达是否清楚。
然后再为自己读一遍，检查你需要提供的信息都包括进去了吗？有没有多余的应该删去的内容？把时间花在检查上是值得的，它能帮助你确保你的文章便于阅读、理解和付诸实施。
第七部分书面沟通电子沟通
你怎么能说我没有与你交流？就在昨天我还回复了你的Email呢！
这个世界发疯了吗？有时似乎电子沟通正在接管我们的生活。在20世纪80年代中期，大多数人都没听说过传真机，只是在很少的大组织中在高层私人助手之间使用。Email还只是一种科学的构想。不长的十几年前，移动电话还只是为精英分子所用。而今，许多家庭已经拥有传真和电脑，我们中的大多数人的生活已经离不开电子沟通方式了。
Email是公共的
电子沟通看起来是短暂的，但又可以说是永恒的。一旦我们发送了一封Email，我们立刻创建了四个备份：一个在我们的电脑里，一个在我们的服务器里，一个在接受者的服务器里，还有一个在接受者的电脑里。自动的备份功能还会创建更多的备份。一个消息发出一年后，将会有50个乃至更多的备份。事实上没办法确定这些备份中的某一个会一直保留下去，被转发，或者被某人有意或无意地读到。Email和传真甚至可以被用作法庭上的证据。如果你所说的话是消极的，或者可能被错误的采纳，可以考虑删除掉，或者重新组织语言。如果必须这么说，考虑使用电话或者面谈来传递你的信息。
如果你用老板的电脑发送Email，这封Email就成为他的“财产”，他有权截留和阅读，所以小心你所写的内容。正如任何书面的沟通一样，我们永远无法保证对方肯定会看到它。尤其是传真和Email，你应当确认对方阅读了你的信。
一个好的规则是：不要写任何你不想让你的老板，或者你的家人看到的，或者你不想出现在报纸上的信息。
注意你的语气
如果我们不加小心的话，电子沟通的非个人化、迅速的特点可能会使我们在无意识中显得比较鲁莽。人们不能借助于肢体语言和声音的语气语调来判断我们的信息的强度和我们的想法，因此有可能会采用消极的反应。
简短的句子，缺乏客套，简洁的愿望，都会使我们的电子沟通看起来过于简略。一个简洁直接的信息可能因简单而被忽略；幽默可能完全没有效果。
要确保这种情形不会发生在你身上，你应当想像一下对方收到你的信息后会如何反应。
如果你正在生气，千万别发传真或Email；如果你感到非这么做不可，那么你可以先写好，但至少等一天后再发出去，到时候你可能已经冷静下来了。
要特别注意用得体的、友好的、谦恭的语气。记住你的日常用语“请”和“谢谢你”。
不要信马由缰
过去几年里，出现了大量关于Email的“协议”。比如，全部使用大写字母（除非是缩写标题）被认为是大喊大叫。这样做是很无礼的，因为全是大写字母比常用的小写字母更难于辨认，最好要避免这些。
一些由标点符号构成的“可爱”的小标记被称为表情标记，还有一些缩写字母（比如BCNU表示“看着你”，BTW表示“随便说”）等等，这些最好尽量避免，因为并不是每个人都知道它们，或喜欢它们。
简洁
大多数对各种书面沟通的抱怨都是“太长了”，“而且绕来绕去没说到点子上”。
虽然Email和传真不是书信，称谓（亲爱的约翰，你好苏，或者哪怕是名字后面加一个逗号）以及结束语（此致敬礼，感谢你的帮助，祝好）都使你的信息显得更友好。
除非是私人信件，否则尽量把Email的长度控制在一个屏幕内，如果是传真的话不要超过一页。如果太长，人们很可能只大概看一下，或者根本不看。简洁，但不要生硬，也不要含含糊糊，读者可能不清楚你在谈什么。
要在生动和趣味上花心思，而不要写得冗长而单调。
清楚明白
有些人每天要收50—100封Email，所以在主题栏内填写一个标题将有助于收信人决定优先收看权。我们的主题栏越具体|奇-_-书^_^网|，收信人就越容易准确地判断其内容是什么。不要使用同样的措辞作为你的信息的开头，否则你会冒着收信人感到被骚扰的风险。
用简单的话把你想让收信人了解或去做的事情放在头三行。接着阐释原因。你是否有问题要问或者需要索取一些信息呢？也放在前三行。是否有一个你想让收信人清楚的时间或最后期限呢？放在前三行。你是否要提供一些信息、建议或指导呢？放在前三行。你是否要提供一个机会或邀请呢？还是要放在前三行。把你最重要的信息放在开头，这样可以防止收信人没有时间读完全部内容而错过。
如果你有不止一个题目的Email需要发送，可以把每个题目单独发送一封Email，这样使收信人更方便地区分轻重缓急并归类。
如果Email或者传真不止发送给一个人，一定要写清楚：谁，需要做什么，在什么时间。可以采用这样的方式：群发给需要负责做某事情的人，抄送给仅仅需要了解信息的人。
第七部分书面沟通进行成功沟通
正如别的书信交流一样，我们把传真和Email搞得越有吸引力，它们被读到的可能性就越大。对于多数Email和传真，这意味着：
每段大约6行。
段落之间空1行。
使用数字序号。
使用小标题把更长的信息分开。
关键部分要标示出来。
留出一些空白。
这些简单的技巧会使你的信息看起来更具可读性。
有吸引力
清晰简洁的语句有助于确保Email和传真被对方阅读。另一个使它们有吸引力的办法是：
确定对收信人有好处——你的信息可以满足他的需要。
使用第二人称——用“你”这个称谓。
哪怕你同时写给几个人，也要用第二人称，可以使你的信息看起来不至于像一篇演说。
迅速
除非公共性的Email，大多数人总是希望在48小时内得到回应。如果我们没有时间完全回复，至少我们可以简单地告诉对方我们已经收到了信息，并且正在处理，然后说我们将会详细回复。
如果你在度假，可以考虑把你的邮箱设置为自动回复，这样如果你收到的邮件短期内不能回复，而对方又在期待你的回复时，可以避免误解。
整理清楚
传真件可能因堆积得乱七八糟而造成丢失，Email的往来也可能会把硬盘弄乱，使信息难以接受。这里介绍一些整理传真和Email的小技巧：传真Email
把不想要的传真扔掉删除不想要的信息（并定期清空垃圾箱）
把准备日后查阅或记录的传真把你想以后查阅的信息归为一类
归为一类把那些你准备以后处理或回复的
按需要尽早回复悬而未决的传真邮件打印出来或放在电脑文件夹里
立即回复其余的传真立即回复其余的邮件
定期检查你的发件箱和标题文件夹，删除掉那些不需要的和过期的信息尊重隐私，节省时间
为什么没什么人喜欢点击“全部回复”的按钮回复邮件呢？
